Digitalizacja informacji firmowej? Opowiadamy, jak to działa!
Opóźnienia w księgowaniu faktur, zagubione dokumenty, niejasności w rozliczeniach, problemy w komunikacji pomiędzy działami i opóźnienia w rozliczeniach – tych i wielu problemów możesz uniknąć dzięki digitalizacji informacji firmowej. Co konkretnie kryje się pod tym terminem? Dziś rozjaśnimy wszystkie Wasze wątpliwości – zapraszamy do lektury!
Każda firma jest generatorem stosów dokumentów
I z tym zdaniem nie sposób się nie zgodzić – faktury, rachunki, raporty, umowy czy teczki pracownicze to jedynie wierzchołek góry lodowej dokumentacji, jaką generuje każda działalność gospodarcza. Nie ulega więc wątpliwości, że od sprawnego obiegu, przetwarzania, rejestrowania i księgowania tychże dokumentów, w dużej mierze uzależniona jest jakość funkcjonowania firmy. Niestety, im większa firma, tym więcej dokumentów, czasem ich liczba potrafi przerastać możliwości przerobowe działu HR oraz księgowości. Ponadto, dokumenty takie jak faktury czy teczki pracowników powinny być przechowywane przez okres dyktowany panującym prawem – to z kolei zajmuje cenną firmową przestrzeń. W jaki sposób uszczuplić fizyczną wielkość firmowego archiwum do minimum i sprawić, że wszystkie potrzebne dokumenty będą zawsze pod ręką? Zdigitalizować je!
Na czym polega digitalizacja dokumentacji firmowej?
Digitalizacja dokumentacji firmowej polega na przeniesieniu wszystkich firmowych dokumentów do sfery cyfrowej. Jak to działa w praktyce? Cyfryzacją zajmują się wyspecjalizowane w tym procesie firmy IT. Taka firma wdraża system odpowiedzialny za przetwarzanie faktur cyfrowych. Od momentu rozpoczęcia działania takiego systemu, wszystkie nowe dokumenty są generowane w formie cyfrowej. Skany starych faktur są wprowadzone do systemu. Każdy dokument można wyszukać po wprowadzeniu numeru faktury, daty wystawienia dokumentu czy też nazwy firmy – w ten sposób obieg informacji wewnątrz firmy staje się prosty, przyjemny i mniej czasochłonny. Elektroniczny obieg faktur to jedynie jedno z kilku rozwiązań, jakie można wdrożyć za pośrednictwem takiego systemu. Kolejnym ciekawym jest elektroniczny obieg informacji, dzięki któremu komunikacja pomiędzy poszczególnymi działami firmy przebiega szybciej i sprawniej. W praktyce po pełnym wdrożeniu systemu do zarządzania firmą (czyli tak zwanego ERP), pracodawca może zarządzać swoim biznesem z poziomu komputera z dowolnego miejsca na ziemi. Jedyne czego potrzebuje to laptop lub tablet i dostęp do internetu. Wdrażanie takich rozwiązań sprawi, że firma działa po prostu szybciej i sprawniej, przez co zdobywa przewagę nad konkurencją!